Garantir o sucesso de um projeto é fundamental para a manutenção da competitividade da empresa em um mercado altamente exigente. Contudo, nem sempre os projetos geram a satisfação necessária para as partes envolvidas, o que significa que em um ou mais pontos a gestão de projetos fracassou.
Infelizmente - ou felizmente - essas falhas não são incomuns. Segundo o MPCM – Maturity by Project Category Model, 1/3 dos projetos iniciados não atingem os seus objetivos finais. E existem inúmeros motivos para que um projeto fracasse, desde a falta de um escopo bem definido até a subestimação de um risco inerente ao projeto.
Mas, se nos concentrarmos nas causas raiz de todo o fracasso em projetos, veremos alguns elementos comuns como a falta de conhecimento por parte da equipe de projetos ou falta de habilidade em aplicar esses conhecimentos da forma correta. A primeira pode ser facilmente contornada com treinamentos constantes e formações práticas e teóricas sobre gerenciamento de projetos.
Para te ajudar a evitar os erros mais comuns na gestão de um projeto, selecionamos as falhas frequentemente cometidas e como elas podem ser resolvidas pela sua equipe!
Confira os maiores erros na gestão de projetos:
1 - Gerenciamento ineficaz
O conhecimento e a experiência do gerente de projetos e da sua equipe são os principais fatores para o sucesso do projeto. Sendo assim, a falta dessas habilidades afeta diretamente no gerenciamento. Pessoas desmotivadas, falta de controle e organização, desempenho aquém do esperado, comunicação falha e clientes insatisfeitos colocam a perder qualquer projeto, portanto, não deixe de se capacitar e de se cercar das pessoas certas para realizar projetos cada vez mais relevantes e satisfatórios.
2 - Tarefas ou prazos impossíveis
A pressão do mercado por uma solução de última geração faz com que as empresas trabalhem em um ritmo altamente acelerado, repassando essa ansiedade para a equipe de projetos, que deve realizar entregas de qualidade em um tempo cada vez menor, o que pode levar um projeto inteiro ao fracasso pela simples pressa de se chegar a um resultado.
Para evitar esse problema, seja realista com seus prazos e saiba dizer não, explicando os fatores que podem comprometer todo o projeto pela tentativa de desenvolvê-lo em um tempo menor do que o necessário. Para ajudá-lo nessa missão, utilize softwares de gestão de projetos, que auxiliam a determinar o tempo de execução de cada atividade e a gerenciar o tempo da sua equipe de maneira mais eficaz.
3 - Equipe inadequada
A escolha da equipe para o desenvolvimento do projeto é uma das decisões mais importantes para obter os resultados esperados. Tanto o conhecimento técnico quanto o comportamental são essenciais para que a equipe trabalhe de maneira integrada e possa reunir suas habilidades e competências em prol do projeto.
E quando falamos em equipe, nos referimos também ao gerente de projetos, que deve ser selecionado de acordo com as necessidades de cada projeto. Um gerente de projetos de TI terá pouco a contribuir para um projeto de reestruturação organizacional e vice-versa, já que os conhecimentos específicos necessários são bastante distintos. Essa falta de conhecimento e habilidade pode comprometer o projeto desde o seu planejamento até a sua execução.
4 - Pouco (ou nenhum) envolvimento das lideranças
O sucesso de um projeto está diretamente ligado ao envolvimento das lideranças, como sponsors, investidores, gerentes, CEOs, entre outros.
Assim como a cultura de uma empresa deve vir dos cargos mais altos, a cultura de projetos e da valorização dessas iniciativas deve percorrer o mesmo caminho. Se ficar isolado, o gerente de projetos perde a capacidade de tomar decisões com segurança e passa a conduzir o projeto com mais receio, resguardando a si mesmo e à sua equipe de possíveis falhas, o que pode levar ao atraso do projeto, ao aumento do custo e à sua inviabilidade.
5 - Falta de objetivos definidos
A definição dos objetivos é uma das primeiras ações a serem realizadas antes de colocar o plano do projeto em prática, mas ainda existem gerentes e equipes de projetos que acreditam que determinar com precisão o que se espera ao final do projeto é perda de tempo.
Cada stakeholder do projeto possui uma expectativa em relação a ele, sendo assim, imagina um objetivo para si próprio. Sem alinhar essas expectativas, o gerente de projetos corre sérios riscos de entregar uma solução completamente diferente daquilo que o cliente espera, assim como do que os demais envolvidos imaginam, criando um conflito de interesses que pode culminar em um projeto concluído, mas sem usabilidade nenhuma.
6 - Papéis e responsabilidades mal definidos
Quando cada pessoa sabe exatamente o que deve fazer, quando e porquê, tem seu próprio gerenciamento de tempo e recursos, facilitando a execução de suas atividades de maneira proativa, sem a necessidade de esperar ordens.
Já quando esses papéis e responsabilidades não ficam claros, a equipe tende a se dispersar, a deixar que outras pessoas tomem a iniciativa com medo de estarem se metendo em algo que não lhes cabe. Dessa forma, mantenha claros os objetivos e metas de cada membro da equipe, trabalhe a comunicação entre os envolvidos de maneira que todos se sintam parte do projeto e responsáveis por ele. Agindo dessa forma, você garante que todos trabalharão em sinergia e bem alinhados.
7 - Problemas na comunicação
A comunicação é um dos fatores mais importantes para um projeto bem executado, afinal, é preciso que todos tenham o mesmo entendimento sobre o projeto e que as expectativas estejam alinhadas para que todos saibam o que devem fazer, quando e porquê. Sem a troca de conhecimento, fica difícil dar continuidade às atividades sem erros ou falhas que possam comprometer o desempenho do projeto.
Sendo assim, preveja reuniões regulares e também defina os canais e fluxos de comunicação entre todos os envolvidos para que haja maior interação das partes interessadas, privilegiando a comunicação clara e transparente, sem entraves.
8 - Erro na estimativa orçamentária
O investimento financeiro é determinante para que o cliente decida sobre a execução de um projeto ou não. Se a estimativa orçamentária se revela equivocada, o impacto pode ser tão grande que o projeto tenha que ser abandonado.
É por isso que determinar quais são os requisitos mínimos para a execução do projeto e quanto cada fase do projeto custará à empresa é essencial, assim como a presença de um profissional com vasta experiência na área é imprescindível para que os números sejam realistas e factíveis.
9 - Riscos que não são levados em consideração
Determinar com precisão quais são os riscos que podem impactar o projeto e sua magnitude diante de toda a iniciativa é fundamental para que a equipe aja rapidamente para reduzir as probabilidades de esses riscos ocorrerem.
Quando um ou mais riscos são subestimados, ou sequer são considerados, pode haver um impacto gigantesco no projeto, levando até ao seu abandono por inviabilidade financeira. Sendo assim, não subestime os riscos dos seus projetos, classifique-os de acordo com a probabilidade e o tamanho do impacto e determine em quais pontos do projeto eles são mais suscetíveis de acontecer. Assim sua equipe manterá um cuidado maior nesses momentos de tensão e poderá se sair muito melhor.
Você deve ter percebido que os erros evidenciados aqui estão diretamente ligados ao planejamento do projeto, ou seja, quanto mais eficaz for o planejamento, menores as chances de ocorrerem riscos que venham a comprometer o projeto em parte ou totalmente.
Para evitar que qualquer desses erros acabe em um projeto fracassado, não deixe de se manter atualizado sobre as melhores práticas do mercado, afinal, gerenciamento de projetos é uma atividade dinâmica, que muda a cada dia e exige profissionais bem preparados para atender a uma demanda cada vez maior por projetos de qualidade e bem estruturados.
